Metodología de trabajo en equipo

¿Cuántas veces se le pide a un equipo de personas que se reúnan con cierta periodicidad para hablar de tal o cual problema y que, al final, eleven un informe de conclusiones? ¿Son productivas esas horas o podría mejorarse?

Muchas veces las reuniones se convierten en una tertulia de amiguetes en torno a una mesa de café, en la que nadie tiene muy claro cómo abordar el asunto; después de varias horas de darle "vueltas a la noria", alguno se da cuenta que todavía no han empezado a resolver nada y entonces, con un poco de prisa, van saliendo cosas que rápidamente se comentan, se conciertan y se añaden al borrador de conclusiones. La sensación general al final de la tertulia es que se dedicó mucho tiempo con poco provecho.

La solución a este tipo de situaciones nace en el origen. No se les puede pedir a las personas que se reúnan sin más, dándoles únicamente un objetivo. Hay que darles un esquema de organización de roles y una metodología de trabajo clara y concisa. Veamos:

1) Debe establecerse un coordinador que no sólo tenga la responsabilidad de liderar al grupo, sino que deberá contar con la suficiente autoridad para tomar decisiones. En los grupos pueden surgir conflictos tan comunes como que alguna persona se retrase sistemáticamente a la convocatoria. El coordinador debe tener la suficiente autoridad (reconocida por los demás y confirmada por su superior) para resolver estos conflictos, incluso apartando a los que puedan entorpecer el buen funcionamiento del grupo. El coordinador debe tener "pensamiento grupal" y no permitir que una persona perjudique a varias.

2) De cara a evitar conflictos, en la organización de los grupos debe tenerse en cuenta -dentro de lo posible- la personalidad de cada uno de los integrantes, evitando aquellas situaciones en las que el mal entendimiento entre algunos miembros pueda acabar siendo un lastre y un serio problema para el funcionamiento general del grupo.

3) Una metodología a seguir puede ser la siguiente:

a) el coordinador establece una serie de puntos a tocar y traslada el guión al resto de integrantes.

b) cada uno de ellos se va a su casa con el guión y con la obligación de traer escritas las ideas que le surjan sobre cada uno de los puntos para la siguiente reunión presencial.

c) en la reunión, se ponen en común las distintas perspectivas planteadas por los integrantes, se discuten, se acuerda una solución, se enriquece y se deja plasmada en un documento que se vuelve a compartir.

d) se deja un periodo de reflexión para que cada uno medite sobre el primer acuerdo; si surgen nuevas aportaciones y/o modificaciones se llevan a la siguiente reunión o se notifican al coordinador.

e) finalmente se acuerda el documento definitivo y se traslada a quien generó la reunión.

Explicado así parece bastante obvio, pero... ¿cuántas veces la gente acude a las reuniones con las manos en los bolsillos, sin haber meditado nada sobre el tema a tratar? Y lo peor es que a veces la gente no tiene demasiada culpa: simplemente no se les facilitó un guión con algunos puntos sobre los que empezar a trabajar. Aquí es donde empieza la tarea del coordinador.

Si se aplican con cuidado los pasos anteriores, se obtendrán resultados más interesantes y a menor plazo. La productividad del trabajo habrá aumentado considerablemente.