LA BUROCRACIA DEL VENDEDOR

¿Qué mal suena, verdad? Muchos vendedores estarán pensando que ellos no están para perder el tiempo haciendo papeleos, que lo suyo es estar delante del cliente y conseguir la mayor cantidad de ventas posibles. No les falta parte de razón. Parte, remarco. En la otra parte no se le puede dar. Vamos a ello.

 

Yo clasificaría la burocracia es dos tipos: la que es útil para la empresa y la que es útil para el vendedor.

• Para la empresa.- todas las organizaciones necesitan recabar información a pie de calle, fundamentalmente sobre las opiniones e impresiones de los clientes frente a los productos. Y ya que tienen a una gran cantidad de comerciales diariamente hablando con ellos,deben generar canales de información ágiles que permitan trasladar todo ese flujo de impresiones tan valioso hacia los centros de decisión empresariales. Es evidente que el mayor o menor acierto en las decisiones dependerá en buena medida del tino que tengan en atender las necesidades de los cliente, y para ello es imprescindible conocer sus impresiones. Esta evidencia choca luego con la pura y dura realidad: muchas empresas no crean esos canales y desaprovechan todo el potencial de información que tiene un comercial. O si lo hacen, lo hacen mediante formularios estandarizados, que filtran y tamizan mucho las oportunidades de explayarse del vendedor. El otro gran apartado de burocracia para la empresa tiene que ver con el quehacer diario del comercial, que tiene como último objetivo “controlar” su actividad.
• Para el vendedor.- el comercial también necesita hacer algunos papeleos que le permitan ejecutar con eficiencia su trabajo diario: planificar rutas, reorganizar datos de clientes, llevar anotaciones del “día a día” y supervisarlas antes de visitar a los clientes, repasar planes de acción y campañas promocionales en vigor… No hacer esto conduce a un trabajo “alocado”, improvisado, que al final deriva en nefastas consecuencias.

¿Qué papel deben jugar las empresas en estas tareas? Como sucede en la mayoría de las ocasiones, lo correcto está en su punto medio: mi asumir el papel de ser ellas (las empresas) las que asuman toda la burocracia y le den a los vendedores todo mascado (directrices tajantes de obligado cumplimiento) ni delegar todos los trámites en los vendedores sobrecargando su actividad y descentrándolos de su labor crítica: estar ante el cliente y vender.

No es bueno lo primero (dar directrices tajantes) porque se supone que los comerciales tienen mucho que decir en la gestión de sus territorios, sin olvidar  que si queremos comerciales realmente implicados con la compañía, deberemos hacerles ver que sus opiniones son importantes y se tienen en cuenta. No es bueno lo segundo porque la mente funciona como un embudo, en el que pueden entrar muchas cosas pero solamente salen unas pocas. Poner demasiadas funciones en manos de un delegado puede suponer que al final pierda el rumbo y el sentido de qué es lo que realmente tiene que hacer.

Y vamos concluyendo: ¿qué pueden hacer entonces las empresas? Ponerse en el lugar del vendedor y tratar de entender qué cuestiones les facilitan las tareas y cuáles se las entorpecen. Mandar directrices cada dos por tres, recordando cosas que ya son sabidas, es una pérdida de tiempo y de recursos para todos. Si las empresas se volcaran en hacer una guía de “campaña” precisa y útil (un documento que compendie todas las acciones a tomar en un tiempo determinado, con un calendario de plazos perfectamente especificado producto por producto, que además incluya los datos técnicos que los delegados necesitan saber ante cualquier consulta, teléfonos de consulta de los departamentos pertinentes para incidencias puedan surgir, que además lleve información sobre ofertas en vigor, objetivos de visita…), seguro que el delegado no tendría que andar pendiente de tantos documentos “sueltos”, de imprimirlos, de juntarlos con los otros, de corregir los cambios, etc. Todo esto consume gran cantidad de tiempo a quien lo hace y supone un problema serio de implementación para quien no tiene la precaución de ordenar toda esta información. En esta tarea deben implicarse todos los mandos directivos, la alta dirección generando la guía y los mandos intermedios supervisando su adaptación. Al delegado debería venirle todo “mascado”, y así podría ejecutar su actividad sin tener que estar pendiente de poner luz en un bosque de documentos.

Otro día disertaré más sobre esto, que es un tema que da para mucho.

Un abrazo